A palavra Apostila (em português) é de origem francesa, sendo grafada “Apostille”, que provém do verbo “apostiller”, que significa Anotação. Assim sendo, apesar do significado corrente na Língua Portuguesa que tem o significado de uma publicação, um significado adicional é que uma apostila consiste numa anotação à margem de um documento ou ao final de uma carta, por exemplo. Neste caso, a Apostila é definida como um certificado emitido nos termos da Convenção da Apostila que autentica a origem de um Documento Público.
O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) é o responsável por coordenar e regulamentar a aplicação da Convenção da Apostila de Haia no Brasil, que entrou em vigor em agosto de 2016. O tratado, assinado no segundo semestre de 2015 pelo Brasil, tem o objetivo de agilizar e simplificar a legalização de documentos entre os 112 países signatários, permitindo o reconhecimento mútuo de documentos brasileiros no exterior e de documentos estrangeiros no Brasil.
A Convenção aplica-se aos atos públicos lavrados e apresentados em um dos países signatários. São considerados como atos públicos:
– Documentos provenientes de uma autoridade ou de um funcionário dependente de qualquer jurisdição do país, compreendidos os provenientes do Ministério Público, de um escrivão de direito ou de um oficial de diligências;
– Documentos administrativos;
– Atos notariais;
– Declarações oficiais tais como menções de registro, vistos para data determinada e reconhecimento de assinatura, inseridos em atos de natureza privada.
– Documentos elaborados pelos agentes diplomáticos ou consulares;
– Documentos administrativos relacionados diretamente com uma operação comercial ou aduaneira.
– Em caso de apostilamento de DOCUMENTO ORIGINAL (exemplos: certidão de nascimento, casamento, traduções públicas, histórico escolar, diplomas) deve ser reconhecida, por semelhança, a assinatura do signatário ou conter o sinal público.
– No caso de apostilamento de CÓPIA AUTENTICADA destes mesmos documentos (exemplos: certidão de nascimento, casamento, traduções públicas, histórico escolar, diplomas), os quais devem ser realizados por um Tabelionato de Notas, a autenticidade da assinatura, da função ou do cargo exercido a ser lançada na apostila é a do tabelião ou a do seu preposto que apôs a fé pública no documento, dispensado, nesse caso, o reconhecimento de firma do signatário do documento.
